Foro Mundial de Universitarios 2011
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¿Qué hace un Organizador Foráneo?
Organizadores Foraneos

¿Qué actividades realiza el ORGANIZADOR FORÁNEO?


• Promover el congreso al quese asistira con posters, trípticos y a través todos los medios que estén a su alcance.

• Resolver las preguntas de la comunidad estudiantil de su universidad con respecto al Congreso y al Foro.

• Ser el punto de enlace entre los asistentes locales y el comité organizador.

• Coordinar el itinerario de viaje del grupo en colaboración con la Agencia de Viajes Oficial Autorizada en tu ciudad.


Por todo lo anterior sería un honor para nosotros el poder contar con tu participación en este importante evento que celebraremos en nuestro país. Es por eso que para beneficio de la comunidad estudiantil ya se ha diseñado un paquete todo incluido que podrás consultar desde la pagina web del congreso al que asistirás.


Proceso de difusión


A través de esta función podremos tener conocimiento del nivel en el que se encuentra el “Proceso de Difusión” dentro de tu universidad, lo cual nos ayudara a estar al tanto de cada una de tus necesidades de acuerdo a la parte del proceso en que te encuentres y así poder ofrecerte una mejor atención, por lo que te agradecemos que nos ayudes a mantener actualizada esta función dentro de tu sesión personal.

Además se llevara el mismo seguimiento para el proceso de la coordinación del “Viaje é Itinerario de Mi Grupo”. Solo es necesario marcar los pasos que ya han sido realizados durante estos procesos dentro de tu sesión personal.


Proceso de Difusión en Mi Universidad


El primer paso es el registro del Organizador Foráneo en la base de datos de organizadores del congreso, este registro no representa ningún compromiso legal, solo es un compromiso personal, por lo que el Organizador tendrá la libertar se ceder su lugar a alguien más, en el momento en que así lo desee.

El estar registrado como organizador permitirá a tus compañeros seleccionarte como su organizador durante su registro personal.

Una vez registrado como Organizador Foráneo del congreso, se realizara el envió del material promocional que se utilizara durante la campaña de promoción a la dirección con la que se realizo el registro y se proporcionara el numero de guía del envío, con la finalidad de que sea rastreada la entrega del mismo. De manera que al momento de registrarte revisa que la dirección este completa incluyendo la colonia (ZONA) y el código postal (ZIP), esto evitara retrasos en la entrega de este material. La entrega de material estará garantizada hasta el mes de septiembre de 2010 a mas tardar, por lo que te invitamos a utilizar otros medios de promoción como el envió de emails a todos tus contactos.

En caso de que en tu ciudad haya una Agencia de Viajes Oficial Autorizada podrás recoger el material promocional en sus instalaciones.

El segundo paso es la entrega de la carta de invitación a los directivos de tu universidad en la cual se mencionan las especificaciones académicas del Congreso, así como la importancia de participar en el mismo. Esta carta podrás descargarla desde tu sesión personal. (Solo en casos en que se requiera)


El siguiente paso consiste en confirmar el recibimiento del material publicitario, esto será a través del la opción mostrada en la sesión personal. Una vez que se inicie la difusión, es decir la distribución de trípticos y pegar los posters, se deberá de confirmar tal paso mediante la función disponible para esta parte del proceso.


Por último, este paso consiste en la confirmación de la existencia de un grupo mayor a 25 personas pertenecientes a tu universidad, ya registradas en la página Web del congreso.


Viaje é Itinerario de Mi Grupo


Gracias a 2 herramientas disponibles dentro de esta área de tu sesión personal, podrás llevar el control total de tu grupo, las cuales son, el Programa de Reuniones Mensuales de Planeación y el Proceso del Itinerario de viaje de Mi Grupo.

En esta área podrás tener un contacto mas personalizado con tu grupo, debido a que será el medio por el cual les informes del lugar y hora de las Reuniones Mensuales de Planeación, en las cuales se resolverán sus principales dudas y además se programara el itinerario de viaje de tu grupo de acuerdo a las necesidades y preferencias del mismo, de tal forma de que cada uno de los integrantes de tu grupo podrá saber con exactitud el proceso en el que se encuentran, respecto al itinerario de viaje del grupo así como el lugar y la hora de su próxima reunión mensual de planeación.

Cada dato que ingreses dentro del programa de reuniones mensuales de planeación, podrá ser visualizado desde la sesión personal de cada uno de los integrantes de tu grupo.

En caso de que en tu ciudad haya una Agencia de Viajes Oficial Autorizada esta te ayudara a planificar el itinerario y te facilitara las mejores opciones para su viaje a Cancún.

• La función de “Itinerario de Viaje de Mi Grupo”, es especial para organizadores foráneos y se modifica ó actualiza desde esta área.


Los pasos de este proceso son:


1. Grupo Registrado

2. Reuniones

3. Rooming List

4. Habitaciones Completas

5. Talleres, Concursos y Fiestas

6. Confirmación de Pagos

8. Servicios Opcionales

9. Vuelos (Itinerarios de viaje)

10. Transportación Local. (Aeropuerto – Hotel – Aeropuerto)



En cada uno de los pasos se muestra un formato con los datos necesarios para la confirmación de la realización exitosa del mismo, por lo que solo es necesario ingresar dicha información para que todos los integrantes de tu grupo se enteren de los planes y detalles del itinerario de viaje, a pesar de que no hayan asistido a las reuniones de planeación.



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